Aumenta la eficiencia en tu empresa: Coordinación entre departamentos

Para el adecuado desarrollo de una organización es imprescindible establecer las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos que la componen, pero no es menos importante, crear mecanismos y canales de comunicación para lograr la mayor eficiencia.

Son muchos los factores clave para una correcta comunicación entre departamentos en la organización:

• Transparencia de información
• Establecer y dar a conocer los objetivos estratégicos
• Fomentar y valorar la participación
• Alinear procedimientos
• Evitar la opacidad por descentralización

En muchas ocasiones, los integrantes de un departamento establecen sus propios objetivos y rutinas dejando en un segundo plano el objetivo común de la empresa. La falta de coordinación puede ocasionar:

• Individualismo y desconfianza interna
• Duplicidad de acciones o tareas
• Errores de gestión y desmotivación
• Mensajes contradictorios a terceros
• Pérdida de recursos y beneficios

Un estudio reciente demuestra que debemos mejorar mucho en este aspecto en las empresas. Más del 80% de los encuestados reconoce que la comunicación y cooperación entre los departamentos de su empresa no es la adecuada.

Atendiendo a estos resultados, y a la cada vez más importante optimización de los recursos de las organizaciones, adquiere mayor importancia el uso de herramientas comunes y sistemas de integración entre departamentos. El simple hecho de seleccionar la herramienta adecuada para la organización hará mejorar todos los aspectos indicados y en definitiva obtener mejores resultados y aumentar los beneficios.

Encontrar e implantar un sistema de gestión común para los diferentes departamentos consigue:

• Mejorar la comunicación interdepartamental
• Marcar objetivos comunes y dotar de transparencia a todas sus acciones
• Mayor implicación y rendimiento al eliminar duplicidad de tareas y mejorar la coordinación

En una organización el departamento de “Compras” se encarga de crear y mantener un adecuado parque de proveedores, los cuales a su vez deben cumplir unos requisitos que garanticen su aprobación por el departamento de “Calidad”. En muchas ocasiones, estos proveedores, prestarán un servicio en centros de la empresa, teniendo que cumplir con la normativa de seguridad y salud vigente, la cual supervisan el departamento de “Prevención de Riesgos Laborales” y el de “RRHH”.

Un claro ejemplo del flujo que se presenta en la gran mayoría de las empresas y en el que intervienen varios departamentos. Sin una adecuada gestión, la optimización y el éxito de la organización se reduce.

En dokify te ayudamos a lograr una efectiva y eficiente coordinación entre departamentos.

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